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简化组织的七个策略

日期: 2016-10-26
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 过去几年来,我们听到数百位经理人谈到,复杂性会降低生产力,并对工作场所士气造成负面影响。IBM和KPMG针对重要CEO进行意见调查的结果,强化了这个信息,这两项调查都显示,复杂性是一项关键的商业挑战。

同意复杂性造成问题是一回事,但对这个问题采取行动又是另一回事——特别是对工作过量、备受压力、而且很难负荷现有工作量的经理人而言。事实上,复杂性的两难之处在于,大部分经理人觉得自己没有时间专注在这个问题上:遇到这个问题,导致你没有能力解决这个问题。

考虑到这一困境后,我们认为经理人必须要有一个策略架构,以便按照自己的步调和方式来处理自身领域中的复杂性。因此,我们想要提供一套“简单的”七步骤 简化策略。我们依次提出这些步骤,但你可以按各种不同的顺序来执行,主要看你在哪一项能够最快做出最大改变。但是经过一段时间后,你必须执行所有七个步 骤,如此一来,简单才会成为你组织的核心能力,而非只是一次性的项目计划。

1.清除障碍。简化作业的一个简单起点,是摆脱愚蠢的规则和价值太低的活动。大部分组织中都会有这类浪费时间的活动,如,看看有多少人需要审查和签发费用报告或是小额采购;或是在展示PPT之前,需要审查内容多少次。如果你可以排除一些简单的工作,就能把多出来的时间集中用在更重大的简化机会上。

2.采取由外而内的观点。推 动简化作业的因素,应该是出于有必要为内部或外部顾客增加价值。因此,这个过程中的一个关键步骤,是积极厘清内部或外部顾客实际上的需求,以及你可以采取 什么行动,让他们更成功。比方说,有一位经理带着她的团队拜访客户的工厂,团队成员就能看到客户实际使用他们产品的情况,这样他们就会知道如何改进产品。

3.按优先级处理。简化作业的关键之一,是了解真正重要(和不重要)的项目是什么,并且在新项目加入时,不断重新评估这个优先级清单。

4.采取最短的途径。一旦确定你在做正确的事情,彻底根除核心流程中多余的步骤。无关的、多余的部分,以及寻找使流程尽量简洁的机会。

5.不要再做滥好人。造 成或是加重复杂性的模式之一,是大家往往都不愿指出不好的做法。人们不愿质疑资深人员,而这些人在无意间造成了复杂性,这可能是因为会议管理技巧不佳、工 作分配不明确、发送非必要的电子邮件、过度分析,或是其他不良的管理习惯。要平衡这个趋势,可以运用具建设性的反应意见和冲突,让同事(和你自己)坦诚指 出可能会造成复杂性的个人行为。

6.减少层级并且扩大监管范围。造 成复杂性的另一个原因是,公司组织结构上倾向增加管理层级,这通常导致经理人只管理一、两个人。当那种情况发生时,经理人会觉得有必要过问部属所做的一 切,藉此增加价值。但这种做法加重了工作,降低了士气。要降低这种复杂性,并且避免事必躬亲,就必须定期检查组织的结构,设法减少层级和管理人员,并扩大 主管的监管范围。

7.别让问题死灰复燃。最后要记得,复杂性就像花园里的野草,随时都有可能重新悄悄长回来。每当你觉得好像已经解决了复杂性这个问题时,就重新执行步骤1到步骤6。

在现今全球化和日益数字化的组织中,复杂性对生产力和工作场所满意度的负面影响日益升高。经理人必须把“简化”当成一项核心领导能力来培养,并让“简化”成为商业战略的关键要素。希望这些步骤可帮助你开始推动简化。

——转自《哈弗商业评论》

 

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